Вече е ясно, че огромна част от реалните срещи се преместиха във виртуалното пространство и след телефонните разговори и видеоконференциите е време да обърнем внимание на нетикета или кореспонденцията, която водим във виртуалното пространство.
Ето основните насоки при воденето на служебната кореспонденция:
Адрес: внимавайте до кого изпращате e-mail, особено когато се изпраща фирмена, служебна, поверителна или друг тип чувствителна информация.
Cc, Bcc и Reply to all - бъдете внимателни кого копирате и кога отговаряте до всички, които са включени в кореспонденцията или пишете само до един получател. В случай, че искате да споделите нещо важно/любопитно/поверително само с един човек - най-добре напишете нов e-mail, в който цитирате/копирате частта, която искате да обсъдите.
Subject - няма нищо по-досадно от това, да получите мейл без тема/заглавие, който да пренебрегнете, а после да се окаже, че е бил спешен, нали? Винаги задавайте тема/заглавие на мейлите си - така става ясно още от самото начало за какво става въпрос.
Съдържанието на e-mail-ите прилича на разговорите или срещите - важни са същите неща, като:
- Поздрав и обръщение
- Основно и най-важно съобщение
- Конкретика и точност
- Приложени документи или информация
- Уверение, че сте на разположение при нужда от още информация
- Поздрав за финал - "С уважение" или "Поздрави" в зависимост от степента на формалност са най-често използваните
Поведението, което имейлите ни показват:
Не забравяйте да бъдете също толкова вежливи онлайн, включително в имейл кореспонденцията си, колкото сте и в реалния живот. Придържайте се към обичайните си стандарти на бизнес поведение, като не забравяте, че общувате с хора, с които (надяваме се) съвсем скоро ще възобновите реалните си срещи и разговори.
Уважавайте времето си и това на останалите. Това, че в момента, работейки от вкъщи, имате достъп до компютъра си 24/7 не означава, че вие самите или останалите трябва да работят 24/7. С изключение на извънредни и предварително планирани ситуации, се предполага да спазвате обичайното си работно време.
Недейте да правите спам с множество мейли, съсредоточете се и напишете един ясен, дори да се налага да бъде по-дълъг имейл, в който е синтезирана цялата или най-важната информация по даден въпрос. В отговорите си се придържайте към основната темата, а всеки път, когато искате да повдигнете друг въпрос - просто изпратете нов имейл, в чието заглавие/subject сте описали точно и ясно темата/въпроса/проблема.
Ето още няколко правила, които е добре да спазвате, когато водите служебната си комуникация:
- Не пишете само с малки или САМО С ГЛАВНИ БУКВИ
- Спазвайте правописа и пунктуацията
- Пишете на български, не на латиница, освен ако не се налага да пишете на английски или на друг чужд език
- Не си позволявайте фамилиарничене и неуместни шеги
- В никакъв случай не използвайте груб тон
- Не злоупотребявайте с положението си
- Недейте да правите публични грешки или гафове, допуснати в служебна кореспонденция - независимо дали са направени от друг или от вас самите.