Поради епидемията от коронавирус видеоконференциите започнаха да играят все по-голяма роля - както в служебния, така и в личния ни живот. Децата ни "ходят" на виртуално училище, ние през деня сме във виртуални заседания, срещи, брифинги, бизнес преговори.

За някои видеоконференциите и видеочатовете отдаван са рутинно общуване, за други - абсолютна новост. И както в повечето случи, в които се налага да правим нещо за първи път и нямаме опит - се появяват фаловете и гафовете.

За да бъдем безупречни по време на работните си видео срещи и да бъдем все така галантни по време на срещите с приятели е добре да видим кои са правилата на етикета, които можем да прилагаме и кои са съвсем новите правила за поведение в подобни ситуации:

Правилата на бизнес етикета остават валидни дори във виртуалната реалност

Това, че се налага да общуваме виртуално, вместо да се срещаме реално не е повод да забравяме някои от най-основните правила на бизнес етикета:

Пунктуалност - в момента дори не можете да се извините със задръстванията, заради които сте закъснели за срещата, за това се погрижете да сте винаги навреме, за всеки случай - дори няколко минути преди старта на видеоконференцията.

Неразбиране на технологията не е оправдание - разучете своевременно как работят различните програми - както за компютър така и за мобилен телефон, изберете кое устройство да използвате, заредете устройствата, пробвайте микрофони, камера, слушалки.

Поздравявайте така, както бихте поздравили и на жива среща - не забравяйте, че вежливостта винаги прави добро впечатление - както в реалния, така и във виртуалния свят.

При нужда се представете - често в конферентните разговори може да се включат непознати до момента хора (колеги от други офиси, държави или клиенти и др.), представете се и при нужда помолете и останалите да се представят така, че да е ясно кой кой е и каква е неговата роля.

Бъдете спретнати - когато работим вкъщи никой не очаква от нас да бъдем със служебното си облекло и костюми, но и пижамата не е добра опция. Пуловер и риза са винаги едно лесно решение.

Постарайте се да не показвате твърде много от личното си пространство - често домовете не са пригодени за офиси, а когато обитаваме едно пространство с цялото си семейство дни наред може да настане дори хаос - постарайте се това да не се вида по време на видеоразговорите ви. Уверете се, че това, което останалите виждат е чисто и подредено.

Не се отплесвайте в излишни обяснения и странични разговори - това, че сте на дивана не е повод да подхождате към видеоконферентните срещи по-малко сериозно, отколкото бихте подходили, ако бяха в заседателната зала в офиса. Уважавайте времето на останалите по същия начин, както искате и те да уважават вашето.

Ето още няколко правила, които да спазвате по време на видеоконферентните разговори и срещи:

  • Недейте да изключвате камерата си по време на разговора и да оставяте само звука - това определено е признак за неуважение към останалите участници.
  • Изключвайте микрофона си винаги, когато не говорите, дори и в случаите, в които сте сами в стаята.
  • Гледайте този, който говори в момента, а не през прозореца, нищо, че навън е прекрасна пролет.
  • Когато говорите, по-добре гледайте камерата на компютъра си или телефона си, така останалите ще имат усещането, че ги гледате в очите. Ако гледате екрана на устройството, което ползвате - няма да постигнете този ефект.
  • Уверете се, че светлината е достатъчно добра и всички ви виждат ясно, а не изглежда така, сякаш сте се затворили да говорите от килера.
  • Бъдете концентрирани в текущия разговор, недейте да се разсейвате с други чатове, мейли и т.н.

Видеоконференциите и видеоразговорите са най-доброто, което можем да направим в момента, за да запазим личните си взаимодействия с нашите колеги, партньори и клиенти, за това е добре да подхождаме със същото уважение, както до скоро подхождаме и в живите срещи, разговори и преговори.