Във време на пандемия и масово изнасяне на офисите в надомни условия, на мнозина се налага да се приспособят към ситуацията и да жонглират между служебните си задължения, работейки от вкъщи.
За това решихме да започнем нова поредица: WFH (Work From Home), в която ще ви представяме полезна информация за работа вкъщи, както и ще споделяме някои съвети за това как да пречупим правилата на етикета през призмата на глобалната пандемия и да бъдем както гъвкави, така и вежливи в настоящата ситуация.
Стари правила - нова интерпретация
Правилата за любезно общуване по телефона не са се променили, само част от обстоятелствата са различни. Не забравяйте да бъдете любезни и учтиви с хората, с които се налага да разговаряте - въпреки умората и несигурността на ситуацията, нека не губим човещината и вежливостта си.
Бъдете искрени
Не всички имат деца и не всички могат да си представят хаоса, който може да настъпи, когато и двамата родители трябва да работят вкъщи, докато се грижат за децата си. За това бъдете директни - с вашите началници, колеги, клиенти, бизнес партньори и дори приятели: споделете директно, ако предпочитате да водите писмена кореспонденция, вместо телефонни разговори, защото се притеснявате, че децата ви ще решат да изнесат малко цирково изпълнение веднага, щом чуят позвъняването на входящото обаждане.
Бъдете кратки
Работата в домашни полеви условия за много хора е причина за допълнителен стрес, защото нямат изградени навици, нямат комфорта на офиса или не са успели още да изградят правилна рутина. Бъдете максимално кратки и конкретни в служебните си разговори и не се отплесвайте в излишни подробности.
В случай, че във вашия дом или в този на човекът от другата страна на телефонния разговор има прекалено много шум - можете спокойно да помолите да прекратите разговора и да се чуете в по-подходящо време, както и да продължите комуникация в писмена форма.
Съобразявайте се с часовете
Съобразявайте се в колко часа се обаждате, не всички имат готовност да започнат работа в 07:00 сутринта или имат силите да работят до 09:00 вечерта. В случай, че имате малки деца или се грижите за възрастни хора, докато работите вкъщи, можете спокойно да споделите с колеги, клиенти и партньори, които са часовете, в които не е удобно да провеждате разговори.
Всички класически правила са все още валидни
Това, че сме сред близките си, не означава, че трябва да забравим или можем да спрем изведнъж да прилагаме правилата на етикета за правилна комуникация по телефона, ето кои са те:
- Не забравяйте добрите обноски: поздравявайте и се представяйте вежливо. Това, че работите вкъщи по пижама не променя факта, че сте сериозни професионалисти.
- Не е нужно да се повишава тон и да се вика - достатъчно е да се увеличи звука на телефона.
- Владейте тона си и говорете тихо и спокойно.
- Научете достатъчно добре всички функции на мобилния си телефон и ги използвайте по предназначение в подходящите моменти.
- Намалявайте и/или изключвайте звука на телефона си, в часовете за сън на децата или ако започвате работа прекалено рано или пък работите до твърде късно
- Докато работите вкъщи сте пример за децата си - внимавайте особено много в употребата на жаргон и изразни средства! Грубият език освен израз на непрофесионализъм е нагледен урок за децата за лошо поведение.
- Не водете служебни разговори докато се храните и сте на масата или имате други семейни занимания (домакински задължения, семейни игри и т.н.)
- Нагласете телефона си така, че когато не можете да вдигнете, да изпращате съобщение, което дава информация след колко време ще можете да върнете обаждане.
- В случай, че не можете да говорите - изпратете пояснително съобщение и помолете за отсрочка на разговора.
- Връщайте пропуснатите обаждания възможно най-скоро.
Във време, в което е добре да почистваме старателно вяска повърхност е добре да не пропускаме и почистването на мобилните си телефони.